Periodische Belegungen werden häufig für einen festgelegten Zeitraum, wie zum Beispiel ein Kalenderjahr oder ein Semester (Sommer- bzw. Wintersemester) vergeben. Zur effizienten Abbildung dieser Zeiträume können im Venuzle Manager fixe Zeitintervalle ("Saisons") definiert werden, die als terminliche Grundlage für Dauerbelegungen dienen.
Unter "Einstellungen - Saisons" gelangt man zur Übersicht der Saison-Vorlagen. Hier werden der Name, die Basis-Saison, das Start- und Enddatum sowie die Anzahl der Abos angezeigt, welche die jeweilige Saison als Vorlage verwenden. Zusätzlich kann man sich Details zu den bestehenden Saisons anzeigen lassen oder diese gegebenenfalls bearbeiten. Die Anpassung von zeitlichen Daten ist jedoch nur möglich, wenn noch keine Abos auf die Vorlage zurückgreifen.
Per Klick auf "Saison erstellen" kann eine neue Saison angelegt werden.
Beim Erstellen einer neuen Saison muss zuerst der Name und der Zeitraum der Saison ausgewählt werden. Der Zeitraum kann dabei auch aus mehreren unterbrochenen Intervallen bestehen, welche über den Button "Intervall hinzufügen" ergänzt werden können.
Außerdem kann man für die Saison eine Basis-Saison hinterlegen, mit welcher sie verknüpft ist. Buchungen für die Basis-Saison können dann optional für diese Folge-Saison übernommen werden.
Weitere Flexibilität bietet die Funktion "Optionale Zeiten hinzufügen". Hier lassen sich Zeiträume festlegen, welche je nach Buchunganfrage optional zu- oder abgewählt werden können. Ein klassisches Beispiel hierfür sind abweichende Zeiten während der Ferien. Sind diese als optionale Zeit hinterlegt, kann je Buchung entschieden werden, ob die Sportstätte(n) in den Ferien mitbelegt werden soll oder nicht. Optionale Zeiten können nur hinzugefügt werden, wenn die jeweilige Saison noch nicht in Verwendung ist.
Nachdem die Saison erstellt wurde, erscheint im unteren Bereich eine Übersicht, in der jene Buchungen aufgelistet werden, welche die Saison als Vorlage verwenden. Gleich nach Erstellung enthält dieser Bereich natürlich noch keine Buchungen. Sobald Buchungen verknüpft wurden, gibt es über den Button "Von dieser Saison kopieren" die Möglichkeit diese zu kopieren und so von einer Saison in die darauffolgende zu überführen.
In dieser Übersicht ist auch der Status der automatischen Übernahme einer Buchung in die Folgesaison ersichtlich. Dieser kann durch das Auswählen der betreffenden Buchungen und anschließendem Klick auf den Button "Übernahmestatus ändern" geändert werden.
Bei der Buchung von Abos kann in weiterer Folge auf die Saisondaten zugegriffen werden. Wählt man eine Saison aus, werden die Zeiträume automatisch vorausgefüllt. Termine können bei Bedarf automatisch für die Folgesaison mitgebucht werden und optionale Zeiten sind an- und abwählbar.
