Um die Verfügbarkeit der Sportstätten im Venuzle Manager richtig abzubilden, ist es wichtig Sperrzeiten in das System einzupflegen. Man kann diese Sperrzeiten entweder auf Basis der Feiertage bzw. Ferientage erstellen oder man startet ohne Vorgabe. Für die Erstellung ohne Feiertags- bzw. Ferienvorgabe gibt es zwei mögliche Vorgehensweisen:
- Sperrzeiten über das Menü erstellen
- Sperrzeiten über den Kalender erstellen
Sperrzeiten über das Menü erstellen
Hierfür geht man unter "Neu" auf die Option "Sperrzeit".
Alternativ kann man auch auf "Einstellungen" und "Sportstätten" gehen und wählt den Reiter "Sperrzeiten" aus.
Auf der Übersichtsseite sieht man alle bereits angelegten Sperrzeiten in Listenform. Man sieht hier die Gültigkeitsdauer und auch die drei Gültigkeitsarten:
- Gültig für bestimmte Buchungstypen
- Gültig für bestimmte Sportstätten
- Gültig für bestimmte Kundengruppen
Hier kann man die Angaben über einen Klick auf "Details" ansehen und auch anpassen. Das Dropdown-Menü rechts über der Liste ermöglicht es, die Sperrzeiten für eine gewisse Sportstätte anzuzeigen. Um eine neue Sperrzeit zu hinterlegen, klickt man einfach auf "Sperrzeit erstellen".
Es gibt nun grundsätzlich zwei Verwendungs-Möglichkeiten einer Sperrzeit: für Sportstätten oder Sportstätten-Gruppen. Welche Option man auswählen bzw. bearbeiten möchte, kann man über den Regler in der rechten oberen Ecke steuern.
Bei der Erstellung einer Sperre vergibt man zuerst einen passenden Namen für die Sperre und wählt im Sportstättenfeld den Gültigkeitsbereich aus. (Tipp: Benutzen Sie die Option "Alle hinzügen", wenn die Sperre für alle Ihre Sportstätten gilt. Falls die Sperre nur für einzelne Sporstätten gilt, hilft Ihnen unsere Suchfunktion im Dropdown-Menü bei der komfortablen Auswahl.)
Danach wird der Sperrzeitraum eingetragen - für ganztägige Sperren muss hier der Zeitraum 00:00 bis 23:59 eingetragen werden. (Info: Für das System bedeutet dies eine Sperrzeit von 00:00:00 bis 23:59:59.)
Zudem kann die Sperrzeit auch auf die Buchungsart eingeschränkt werden. Bei der Auswahl "Abo" können so beispielsweise periodische Dauerbelegungen nicht stattfinden. Einzeltermine wie z.B. Wettkämpfe oder Meisterschaftsspiele können jedoch schon angefragt werden. Bei den Auswahlmöglichkeiten des Dropdowns "Gruppen" kann man die Gültigkeit der Sperre auf gewisse Kundengruppen einschränken.
Möchte man eine Sperrzeit eintragen, die nur für bestimmte Sportstätten-Gruppen verwendet werden kann, wird genauso vorgegangen. Allerdings muss hier man im Dropdown-Menü die betreffenden Sportstätten-Gruppe(n) auswählen.
Um diese Funktion nutzen zu können müssen vorab Sportstätten-Gruppen in den Sportstätten-Einstellungen angelegt werden.
Um die Sperrzeit schlussendlich zu speichern, klickt man rechts unten auf "Sperrzeit erstellen".
Nachdem die Sperre erstellt wurde, scheint nun auch rechts oben der Button "Betroffene Termine anzeigen" auf. Dabei handelt es sich um Termine, welche bereits vor der Erstellung der Sperre im Manager eingetragen waren und deshalb durch die Sperre nicht stattfinden können. Dies ist z.B. bei einer kurzfristigen Sperre im laufenden Betreib oft der Fall. Ein Klick auf den Button öffnet die Liste mit ebendiesen Terminen. Aus dieser Liste kann man die betroffenen Termine auswählen und endgültig stornieren.
Sperrzeiten über den Kalender erstellen
Eine weitere Möglichkeit, um eine Sperre zu erstellen, bietet die Kalenderansicht. Hierzu muss am rechten unteren Rand im Kalender der Schalter auf "Sperrzeiten" gelegt werden. Danach kann wie beim Buchen einfach eine Zeit im Kalender ausgewählt werden und für diese Zeit wird das Auswahlfenster für die Sperrzeitenerstellung geöffnet.
Nach der Erstellung der Sperre, sowohl über das Menü als auch über den Kalender, scheint diese auch im Kalender auf. Im Sperrzeit-Modus befinden sich Sperrzeiten im Vordergrund und können per Klick im Detail betrachtet werden, im Buchungsmodus befinden sich die Sperren im Hintergrund und können nicht angeklickt werden.