Um die Einrichtung Ihres Systems möglichst effizient durchführen zu können, bitten wir Sie, die folgenden Informationen und Unterlagen vorzubereiten:
1. Benötigte Informationen zur Erfassung Ihrer Standorte und Anlagen
Für die Einrichtung und Erfassung Ihrer Standorte und Anlagen benötigen wir folgende Informationen:
Standortübersicht
Liste aller Standorte (z. B. Schulen, Sportzentren, Veranstaltungsstätten)
Vollständige Adressen
Öffnungszeiten bzw. Verfügbarkeitszeiten
Standorte im Venuzle Manager anlegen? =>
https://help.venuzle.com/erste-schritte-im-venuzle-manager/standorte-anlegen
Anlagen und Räumlichkeiten
Aufstellung aller Anlagenteile je Standort
Beispiele: Sportstätten, Räume, Plätze, Seminarräume, Mehrzweckräume oder sonstige buchbare Räumlichkeiten
Räume im Venuzle Manager anlegen? =>
https://help.venuzle.com/erste-schritte-im-venuzle-manager/sportstaetten-anlegen
Teilbarkeit der Anlagen
Informationen darüber, ob und wie Anlagen unterteilt werden können
Beispiele:
Turnsaal 1 / Turnsaal 2
Dreifach teilbare Sporthalle
Einzel- oder Gesamtbuchung möglich
Tarife und Gebühren
Aktuelle Tariflisten für die Buchung der Anlagen
Falls vorhanden: unterschiedliche Tarife nach Nutzergruppen, Zeiten oder Nutzungskategorien
Beschreibungen und Medien (optional, empfohlen)
Diese Informationen können bereits vorbereitet und bei Bedarf auch zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden:Kurzbeschreibung der jeweiligen Sportstätte bzw. Räumlichkeit
Fotos
Ausstattung (z. B. Bodenbelag, Tribüne, Geräte)
Kapazität und Besonderheiten
Weitere relevante Informationen für Nutzerinnen und Nutzer
2. Personal und Zugriffsrechte
Für die Einrichtung der Benutzerkonten bitten wir Sie, folgende Informationen vorzubereiten:
Administratoren
Vorname und Nachname
E-Mail-Adresse aller Personen, die als Administratoren eingerichtet werden sollen
Weitere Benutzer und Berechtigungen (soweit bekannt)
Eine erste Übersicht, welche weiteren Personen Zugriff auf das System benötigen
Falls bereits bekannt: gewünschte Rollen bzw. Berechtigungen der jeweiligen Benutzer
Die detaillierte Vergabe von Rollen und Berechtigungen kann gemeinsam während der Einrichtung erfolgen oder später jederzeit von Ihren Administratorinnen und Administratoren selbstständig angepasst werde
3. Unterlagen für Buchhaltung und Exporte
Für die Einrichtung der Rechnungsstellung sowie der Buchhaltungs- und Datenexporte bitten wir Sie, folgende Informationen und Unterlagen vorzubereiten:
Rechnungsvorlagen
Rechnungstext bzw. Rechnungsvorlage
Anschrift des Rechnungsausstellers
Logo (falls auf den Rechnungen verwendet)
Schnittstellen und Exportformate
Beschreibung der benötigten Exportformate bzw. Schnittstellen
Idealerweise eine Beispieldatei des gewünschten Imports oder Exports (bevorzugt im CSV- oder TXT-Format)
Feldbeschreibungen
Erläuterung der einzelnen Datenfelder
Informationen zu Feldinhalten, statischen Werten sowie der Logik von Wertänderungen oder Codierungen
Prozessbeschreibung
Kurze Beschreibung des gewünschten Ablaufs für die Erstellung und den Export der Abrechnungsdaten
Falls vorhanden: Besonderheiten oder Anforderungen an nachgelagerte Systeme (z. B. Buchhaltungs- oder ERP-Systeme)
4. Kundinnen und Kunden sowie Organisationsdaten
Sofern bestehende Daten in das System übernommen werden sollen, bitten wir Sie, folgende Informationen bereitzustellen:
Daten von Kundinnen und Kunden
Idealerweise in Form einer Excel- oder CSV-Datei
Mindestens folgende Informationen:
Vorname
Nachname
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Adresse
Organisationsdaten
Idealerweise in Form einer Excel- oder CSV-Datei
Mindestens folgende Informationen:
Name der Organisation
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Adresse
Weitere Stammdaten
Bestehende Daten zu Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern oder weiteren relevanten Stammdaten, sofern diese übernommen werden sollen
Datenqualität
Hinweise auf bekannte Besonderheiten, z. B. Dubletten oder unvollständige Datensätze
Die bereitgestellten Daten werden vor der Übernahme gemeinsam auf ihre technische Importfähigkeit geprüft. Die inhaltliche Qualität der Daten sowie die Zusammenführung oder Entfernung von Dubletten liegt grundsätzlich in Ihrer Verantwortung und sollte vor der Datenübergabe erfolgen. Bei Fragen zum Dateiaufbau oder zu den Importanforderungen unterstützen wir Sie gerne, um einen reibungslosen Datenimport sicherzustellen.