Um die Einrichtung Ihres Systems möglichst effizient durchführen zu können, bitten wir Sie, die folgenden Informationen und Unterlagen vorzubereiten.
1. Anlagen und Standorte
Für die Erfassung Ihrer Standorte und Anlagen werden folgende Informationen benötigt:
Liste aller Standorte inklusive Adressen und Öffnungszeiten (z. B. Schulen, Sportzentren).
Aufstellung der Anlagenteile je Standort, z. B. Sportstätten oder Räumlichkeiten.
Informationen zur Teilbarkeit der Anlagen (z. B. Turnsaal 1 und Turnsaal 2 - dreifach teilbar).
Vorhandene Tariflisten für die Buchung der Anlagen.
Perspektivisch (bereits in Vorbereitung möglich): Beschreibungen, Fotos und Informationen zu den Sportstätten. Diese können bereits im Vorfeld vorbereitet und später ergänzt werden.
2. Personal und Zugriffsrechte
Für die Einrichtung der Benutzerkonten werden folgende Informationen benötigt:
Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse aller Personen, die als Administratoren eingerichtet werden sollen.
Eine erste Überlegung, welche weiteren Personen Zugriff auf das System benötigen und welche Berechtigungen diese erhalten sollen. Die entsprechenden Einstellungen können gemeinsam während der Einrichtung vorgenommen oder später selbstständig von Ihren Administratoren durchgeführt werden.
3. Unterlagen für Buchhaltung und Exporte
Für die Einrichtung der Rechnungsstellung werden folgende Informationen benötigt:
Rechnungsvorlagen: Rechnungstext bzw. Rechnungsvorlage sowie die Anschrift des Anbieters inklusive des dazugehörigen Logos.
Schnittstellenbeschreibungen: Eine Beschreibung der jeweiligen Exporte bzw. idealerweise eine Beispieldatei (vorzugsweise im .csv- oder .txt-Format), wie sie für den Import benötigt wird.
Feldbeschreibungen: Eine kurze Erläuterung der einzelnen Datenfelder (z. B. statische Nummern oder Logik der Wertänderungen).
Prozessbeschreibung: Eine grundsätzliche Darstellung Ihres Prozesses für den Abrechnungsexport.