Für das Importieren von Abo- und Einzel-Buchungsdaten gibt es je eine eigene Excel-Vorlage, die Sie mit den zu importierenden Buchungsdaten befüllen und anschließend an Ihre/n Ansprechparnter/in bei Venuzle senden.
Eine vollständig und korrekt ausgefüllte Vorlage ist für uns Voraussetzung, um den Import Ihrer Buchungsdaten schnell und lückenlos durchführen zu können. Erstellen Sie daher vor dem Ausfüllen am Besten einen Datenexport, um alle benötigten Daten zur Verfügung zu haben.
In den Anhängen am Ende dieser Seite finden Sie Vorlagen für den Import von Buchungsdaten zum Download. Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Ihre/n Ansprechpartner/in bei Venuzle.
Im Folgenden werden die einzelnen Spalten der Excel-Tabelle erklärt. Wenn Sie beim Ausfüllen Hilfe benötigen, kontaktieren Sie gerne den Venuzle Support.
Abobuchungen
Die organization_id repräsentiert die eindeutige Identifikations-Nr. einer Organisation und wird hinterlegt, wenn die Buchung einer Organsiation zugeordnet wird.
Wurde die Buchung nicht von einer Organisation, sondern eine:m Nutzer:in getätigt, tragen Sie im Feld external_user_id die eindeutige Identifikations-Nr. der Person ein. Sie finden beide Nummern in der Export-Datei Ihrer Kunden bzw. Organisationen.
Je nachdem, ob bei der Buchung ein Saison ausgewählt wurde oder nicht, tragen Sie entweder die Nummer der Saison (season_id) oder das Start- und Enddatum (subscription_from_date / subscription_until_date) des Abos ein. Hier muss pro Zeile also nur eines des beiden Felder ausgefüllt werden.
Das Abo-Intervall wird im Feld subscription_interval) eingefügt: entweder wöchentlich (weekly), alle zwei Wochen (bi_weekly), alle drei Wochen (three_weekly) oder alle vier Wochen (four_weekly).
Beim order_key handelt es sich um die fortlaufende Warenkorb-Nummer. Einem Warenkorb können mehrere Einzelbuchungen zugeordnet sein, die wiederum eine eindeutige Buchungsnummer (booking_key) haben.
Falls noch keine Buchungen im Manager vorhanden sind, können Sie in der Liste mit der Nr. 1 beginnen. Sind bereits Buchungen im System hinterlegt, orientieren Sie sich an den Nummern der zuletzt eingetragenen Buchung (diese finden Sie ebenfalls im Export der Buchungsdaten).
Im Feld venue_id wird die Nummer der gebuchten Sportstätte hinterlegt. Der Wochentag der Buchung wird im Feld day eingetragen. Im Feld from und until tragen Sie die Start- und Endzeit der Buchung ein.
Der payment_type repräsentiert die Zahlungsart durch die eine Buchung bezahlt wurde. Hier tragen Sie zum Beispiel "bill" für den Zahlungstyp "Rechnung" ein. Falls Sie hierzu keine weiteren Infos haben, lassen Sie das Feld einfach frei.
Die price_id ist die eindeutige Identifikations-Nummer des hinterlegten Buchungspreises. Sollten Sie noch keine Preise im Venuzle Manager angelegt haben, so empfiehlt es sich, diese vor dem Import zu erstellen. Ansonsten können Sie das Feld auch einfach frei lassen und die Preise nach dem Import manuell hinterlegen.
Im Feld status wird der Status der Buchung (in englisch) eingetragen. Folgende Optionen sind hier möglich:
| confirmed --> | bestätigt |
| reserved --> |
reserviert |
| cancelled --> |
storniert |
Sie haben hier die Möglichkeit, Ihre Buchungen genau nach Bearbeitungszustand zu kategorisieren. Wenn es sich aber ausschließlich um abgeschlossene Buchungen handelt, deren Status nicht weiter relevant ist, können Sie auch einfach alle Buchungen als bestätigt, also "confirmed" markieren.
Optional können Sie noch den Buchungstitel im Feld title eingeben, sofern dieser vorhanden ist bzw. benötigt wird.
Einzelbuchungen
Beim Importieren von Einzelbuchungen gehen Sie im Grunde genauso vor wie beim Eintragen der Abo-Buchungsdaten. Es gibt allerdings folgende Unterschiede zu beachten:
Möchten Sie keinen angelegten Preis verwenden und hinterlegen somit keine price_id, müssen Sie zusätzlich im Feld gross_amount den Bruttopreis der Buchung eintragen. In der Spalte vat_id kann dann noch die ID der Mehrwertsteuer eingetragen werden. Sollte Ihnen diese nicht bekannt sein, tragen Sie einfach den Wert der Mehrwertsteuer in Prozent ein (z.B. 10%).
Wenn Sie alle relevanten Felder ausgefüllt haben, speichern Sie die Datei und senden diese an das Venuzle Team.