Im Venuzle Manager haben Sie die Möglichkeit, Zahlungserinnerungen direkt per E-Mail zu verschicken. Damit Sie diese Funktion nutzen können, sind zwei Schritte notwendig:
-
Erstellung einer E-Mail-Vorlage.
-
Auswahl der Rechnung und Versand mit Vorlage.
1. E-Mail-Vorlage erstellen
Damit die Erinnerung ein einheitlichen Text enthält, legen Sie zunächst eine Vorlage an.
-
Öffnen Sie das Menü Einstellungen → Vorlagen & Benachrichtigungen.
-
Klicken Sie auf E-Mails -> E-Mail erstellen.
-
Geben Sie einen passenden Namen für die Vorlage ein, z. B. Zahlungserinnerung.
- Erfassen Sie den gewünschten Betreff und Textinhalt.
📌Sie können dabei Variablen verwenden (z. B. Rechnungsnummer), die beim Versand automatisch ersetzt werden.
-
Speichern Sie die Vorlage.
2. Zahlungserinnerung versenden
Nachdem die Vorlage erstellt wurde, können Sie diese beim Versand einer offenen Rechnung verwenden.
-
Gehen Sie zum Menü Verrechnung → Rechnungen.
-
Suchen Sie die gewünschte Rechnung in der Liste. Klicken Sie bei der entsprechenden Rechnung auf Details.
-
Klicken Sie auf den Reiter Dokumente und nach der Auswahl der Rechnung auf Senden.
- Fügen Sie die zuvor erstellte Vorlage (Zahlungserinnerung) hinzu.
- Prüfen Sie schließlich die Angaben (Empfänger, Betreff, Text) und klicken Sie auf Mitteilung senden.
👉Hinweise:
Sie können beliebig viele Vorlagen erstellen (z. B. erste Erinnerung, zweite Mahnung).
Bei Bedarf können Sie die Vorlagen jederzeit unter Einstellungen → Vorlagen & Benachrichtigungen bearbeiten.