In den Einstellungen des Venuzle Managers können Sie neue Events anlegen, bestehende Events verwalten sowie alle wichtigen Einstellungen für die Erstellung, Verwaltung und Buchung von Events vornehmen.
In der Event-Übersicht (Einstellungen -> Events) werden alle bereits angelegten Events aufgelistet. Diese können nach Aktualität, Datum, Kategorie und Status gefiltert werden. Mithilfe der Suchleiste kann direkt nach einem bestimmten Event gesucht werden.
Sie können Events entweder über diese Ansicht oder alternativ über die Kalenderansicht erstellen. Stellen Sie dazu in der Kalenderansicht einfach den Buchungsmodus (Auswahlmenü unter dem Kalender) auf "Event" um und wählen Sie den gewünschten Termin im Kalender aus.
Neues Event anlegen - Schritt für Schritt
Um ein neues Event anzulegen, klicken Sie über der Event-Übersicht auf "Event erstellen".
Nun öffnet sich eine Maske, in der Sie alle Infos und Daten zum neuen Event hinterlegen. Hierfür stehen mehrere Reiter zur Verfügung, in welchen jeweils unterschiedliche Einstellungen vorgenommen werden können.
Gehen Sie hierbei am besten schrittweise vor:
Schritt 1: Allgemeine Angaben
Im Reiter "Allgemein" werden die Basisdaten des Events, wie Bezeichnung und Zusatzbezeichnung, Betreiber, Kategorie, Typ, Zielgruppen, Beschreibung sowie interne Notizen hinterlegt. Mit einem roten Stern markierte Felder müssen ausgefüllt werden, damit das Event erstellt wird und anschließend weitere Einstellungen vorgenommen werden können.
Wenn Sie auf den Button "Event erstellen" klicken, werden Sie automatisch zum nächsten Reiter geleitet.
Schritt 2: Termineinstellungen
Im Reiter "Termineinstellungen" können Sie nun alle Daten hinterlegen, die Datum und Uhrzeiten des Events betreffen.
Tragen Sie das Start- und Enddatum des Events ein oder legen Sie den Zeitraum anhand einer Saison fest, indem Sie den Regler "Saison als Event Daten verwenden" aktivieren und die entsprechende Saison auswählen.
Anschließend werden die wöchentlichen Termine hinzugefügt. Klicken Sie dazu die entsprechenden Wochentage an und tragen Sie die Uhrzeiten ein, zu welchen das Event an den einzelnen Wochentagen stattfindet.
Alternativ kann in das Feld “Dauer” auch die Termin-Dauer in Minuten eingetragen werden, wodurch nach Eintrag der Startzeit automatisch die Endzeit aller Termine berechnet wird.
Nun muss noch im Feld "Sportstätten" der Event-Standort ausgewählt werde. Hier ist eine Mehrfachauswahl möglich, wenn z.B. die Termine an unterschiedlichen Standorten stattfinden.
Optional kann ein Instructor über das Auswahlmenü mit dem Termin verknüpft werden. Wurde noch kein Instructor angelegt, kann dieser auch nachträglich hinzugefügt werden, da es sich hierbei nicht um ein Pflichtfeld handelt.
Sie können hier mit Klick auf das Plus-Symbol noch beliebig viele Wochentage hinzufügen, bevor Sie fortfahren, indem Sie auf "Termine prüfen" klicken.
Nachdem die Termine auf Verfügbarkeit geprüft wurden, erscheint eine vollständige Liste aller Termine des Events. Sie haben hier nun die Möglichkeit einzelne Termine (z.B. bei Terminkonflikten) über "Details" anzupassen oder zu löschen.
Schritt 3: Preise erstellen
Im Reiter "Preise" können Sie dem Event beliebige viele Preise zuorndnen sowie neue Preise erstellen.
Ein Event ist automatisch gratis buchbar, solange noch kein Preis angelegt wurde. Um einen neuen Preis anzulegen, klicken Sie auf "Preis erstellen".
Füllen Sie nun alle Pflichtfelder aus und fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu. Zusätzlich können Sie den Preis einer bestimmten Kundengruppe (z.B. Studierende) zuordnen. Wie Sie eine neue Gruppe anlegen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Legen Sie dann über den Regler fest, ob der Preis online sichtbar sein soll, oder nur intern verwendet wird. Klicken Sie abschließend wieder auf "Preis erstellen".
Um den neu angelegten Preis für die Buchung verwenden zu können, müssen Sie nun noch die Gratis-Buchung deaktivieren, indem Sie den Regler "Gratis buchbar" deaktivieren. Sie können nun bei Bedarf weitere Preise für das Event erstellen.
Schritt 4: Zusätzliche Einstellungen
Im Reiter "Einstellungen" können Sie nun weitere Einstellungen zur Buchung und Teilnahme für das Event vornehmen.
Sie können hier den Buchungszeitraum für das Event festlegen. Innerhalb dieses Zeitraums ist das Event im Widget buchbar. Bitte beachten Sie, dass das Event nicht gebucht werden kann, falls beide Felder leer bleiben.
Über den Regler “Online anzeigen” aktiv, ist das Event ab sofort im Widget sichtbar - unabhängig davon, ob es bereits buchbar ist oder nicht. Im Feld “Online anzeigen ab” können Sie alternativ ein Datum festlegen, ab welchem das Event angezeigt werden soll. Ist weder ein Datum hinterlegt, noch der Regler aktiv, wird das Event nicht im Widget angezeigt.
Wenn Sie Altersbeschränkungen für die Teilnahme festlegen möchten, geben Sie die Altersspanne in den Feldern “Alter von” und “Alter bis” an. Im Feld "Unschärfe" können Sie den akzeptierten Toleranzbereich auswählen. Wichtig: Ihre Kundinnen und Kunden müssen das Geburtsdatum im Widget-Account hinterlegen, um buchen zu können.
In den Teilnahmeeinstellungen können Sie bei Bedarf eine maximale Anzahl an Plätzen für das Event hinterlegen. Hier kann auch zwischen internen Buchungen und Buchungen aus dem Widget unterschieden werden.
Es besteht außerdem die Möglichkeit, die Buchung des Events auf ausgewählte Kundschaftgruppen einzuschränken.
Anwendungsbeispiel:
Der Kurs "Stricken für Anfänger" bietet Platz für 15 Teilnehmende. ➜ Im Feld "Max. Plätze gesamt" wird die Zahl 15 eingetragen.
Davon können maximal 10 Plätze online gebucht werden. ➜ Im Feld "Max. Plätze vom Widget" wird die Zahl 10 eingetragen.
Wer den Kurs im Widget buchen möchte, bekommt somit nur 10 freie Plätze angezeigt:
Zusätzlich können im Feld “Buchbar für” weitere Teilnahme-Einschränkungen festgelegt werden:
Nutzer*innen —> Das Event kann ausschließlich von registrierten Nutzer*innen (ohne zusätzliche Teilnehmende) gebucht werden.
Nutzer*innen mit und ohne Account —> Das Event kann sowohl von registrierten als auch von nicht registrierten Nutzer*innen (ohne zusätzliche Teilnehmende) gebucht werden.
Nutzer*innen und Teilnehmende —> Das Event kann von registrierten Nutzer*innen und/oder für Teilnehmende gebucht werden.
Teilnehmende —> Das Event kann von registrierten Nutzer*innen ausschließlich für Teilnehmenden gebucht werden.
Standardmäßig ist ein Teilnehmer / eine Teilnehmende pro Buchung auswählbar. Diese Zahl kann im Feld “Max. Teilnehmende pro Buchung” beliebig angepasst werden.
Für Events, bei denen keine Namen der einzelnen Teilnehmenden erfasst werden müssen, kann die Option „Sammelbuchungen“ aktiviert werden. Diese eignet sich beispielsweise für Gruppenführungen, Ausstellungen oder ähnliche Veranstaltungen.
Bei einer Sammelbuchung wird anstelle der einzelnen Teilnehmenden einfach die Anzahl der teilnehmenden Personen angegeben. Die maximale Anzahl der Personen, die pro Sammelbuchung gebucht werden kann, legen Sie im Feld „Max. Personen pro Sammelbuchung“ fest.
Für jedes Event kann über den Regler eine Warteliste aktiviert werden. Hierzu muss die maximale Anzahl der Plätze auf der Warteliste hinterlegt werden.
Sollen Buchungen von der Warteliste bei Freiwerden eines Platzes im Event automatisch nachrücken, muss der Regler “Freie Plätze automatisch befüllen” aktiviert werden.
Wichtig: Klicken Sie auf "Speichern", nachdem Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben.
Schritt 5: Bilder hinzufügen
Welchseln Sie nun in den Reiter "Bilder". Hier haben Sie die Möglichkeit Bilder für das Event hochzuladen, die dann im Widget in der Event-Detailansicht angezeigt werden. Wird mehr als ein Bild hochgeladen, werden diese nacheinander als Slideshow angezeigt.
Um ein neues Bild hochzuladen, klicken Sie auf den noch leeren Anzeigebereich. Beachten Sie, dass nur bestimmte Dateiformate unterstützt werden und die Dateigröße 4 MB nicht überschreiten darf.
Wählen Sie anschließend die Bilder aus, welche Sie dem Event zuordnen möchten und klicken Sie auf "Speichern". Die hochgeladenen Bilder werden nun angezeigt. Alle hier gespeicherten Bilder werden später auch in der Online-Ansicht sichtbar sein.
Um ein Bild wieder zu löschen, fahren Sie mit dem Mauszeiger über das zu löschende Bild und klicken Sie auf das kleine X im rechten oberen Bildrand.
Schritt 6: Aufgaben erstellen
Sobald Sie alle grundlegenden Einstellungen zum Event abgeschlossen und gespeichert haben, können Sie dafür im Reiter "Aufgaben" verschiedene Aufgaben erstellen. Klicken Sie dazu auf "Aufgabe erstellen".
Geben Sie nun alle Details zur Aufgabe an. Wählen Sie einen Namen und eine beauftrage Person aus. Die Kategorie ist mit "Event" schon vorausgefüllt und kann nicht geändert werden. Diese dient später zum Filtern, Suchen und zur besseren Übersicht der Aufgaben. Optional können Sie der Aufgabe nun noch eine Beschreibung sowie Bilder hinzufügen.
Klicken Sie abschließend auf "Aufgabe erstellen" um die Aufgabe zu speichern und mit dem Event zu verknüpfen. Der/die Beauftragte wird nun über die neue Aufgabe informiert.
